【不定期連載】AMN3分業務改善講座（第1回：古いOfficeを使っている人にも開けるファイル形式を標準にする）
ここ最近スタッフブログを1人で更新している気がしないでもない今日この頃ですが、前職でもそうだったし今に始まったことではないので気にしないことにします。
というわけで今回から、業務効率を高めるちょっとしたPCやインターネットの設定を社内啓蒙がてら淡々とエントリーしてみます。あくまで不定期なので気の向いたかつ時間の空いた時にしか更新されませんが。
第1回目はOfficeのバージョン違いについて。ExcelやWord、PowerPointといったMicrosoft Officeソフトでは、2003から拡張子の最後に「x」がつく形式で保存されるようになりました。Excelであれば「xlsx」、Wordなら「docx」という拡張子です。
これはファイルの保存形式がXMLに変更されたためですが、標準状態では以前のバージョンと互換性がないため、2003よりも前のOfficeソフトを利用している人からは「xがついたファイルが開けない！」という話をよく耳にします。保存形式を以前のバージョンと同じにしておけばこういう問題は起きませんので、Officeのオプションから「保存時にXML形式ではなく以前のバージョンと同じ形式で保存する」ように設定しておくと便利です。
まずはOfficeソフトをいずれか起動し、左上のアイコンをクリックしてメニューを表示してから「○○○ のオプション」を選択。ここまでの流れはWord、Excel、PowerPointなどOffice共通です。
オプション画面が表示されたら左のメニューから「保存」を選び、保存形式を「○○○ 97-2003 ブック(*.xxx）」を選べば、次回以降は以前のバージョンでも開ける共通形式で保存してくれます。○○○やxxxはExcelやWord、PowerPointといったOfficeソフト名に置き換えてお読みください。
一方、送る側ではなく受け取る側、つまり2003より古いOfficeソフトを使っている人には、マイクロソフトが純正のコンバータを提供しています。
ダウンロードの詳細 : Word/Excel/PowerPointファイル形式用 Microsoft Office 互換機能パック
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=941b3470-3ae9-4aee-8f43-c6bb74cd1466&DisplayLang=ja
この互換機能パックをインストールしておくと、2003以前のOfficeでもOffice 2007形式のファイルを開くことができるようになります。もちろんOffice 2007独自の機能などは利用できないですが、開けないよりはファイルを開けた方が格段に便利。Officeのバージョン違いで悩まされていた方は利用してみてください。
[2010年7月2日19時05分]
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