【不定期連載】AMN3分業務改善講座（第5回：間違って送信したメールを無かったことにする※ただしGmailに限る）
どうもこんにちは。
「送信」的なボタンを押し、書いたメールを送信したばかりのあなた。
「しまった、送り先を間違えた！」
「上司の悪口メールを上司にそのまま送ってしまった！」
残念ながら、この状態からメールを設定し直しても、もはや手遅れです。
今さら焦っても、もう遅いんだぜ・・・！
こういったケースの場合は、Gmailの「メール取り消し」設定をあらかじめ行なっておくことで解決できます。
以下に、詳しい手順を。
Gmailの「設定」から「Labs」をクリック。GmailだけでなくGoogle Appsでも利用できます。
「送信取り消し」のラジオボタンを「有効にする」をチェック。
「設定」画面に「送信取り消し」項目が追加されるので、任意の時間を選択。
スーパースターの説明はまた別の機会に。
設定済みの場合、メールを送信すると「取り消し」ボタンが表示されるのでクリック
ショートカットで「Z」押したほうがもっと手軽
送信取り消しが完了。取り消したメールは「下書き」に保存されます。
ではまた。
あ、ちなみに、仕組みとしては「送信を押してから指定した秒数だけメールを送らずに待機しているので、その間に取り消し押せば送らずにすむ」という単純なものです。Gmail使っている方はおためしあれ。
[2010年11月18日18時42分]
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【不定期連載】AMN3分業務改善講座（第4回：CSVデータをExcelで開く時）
どうもこんにちは。
「CSVダウンロード機能」的なボタンを押し、以下のようなCSVデータを入手したあなた。
※当然ですが入力データは仮です
それをそのままダブルクリックするとExcelで開かれるわけですが、おそらく↓のようになってしまうのでは。
ゼ、ゼロが無い！
「数字の頭の0が消えてしまった！」
「ハイフンを含む数字が日付に変更されてしまった！」
これは、Excelの仕様です。（表示形式が自動的に適用されている）
残念ながら、この状態から改めて表示形式を設定し直しても、もはや手遅れです。
今さら焦っても、もう遅いんだぜ・・・！
こういったケースの場合は、CSVファイルをダブルクリックせず、Excelからインポートすることで解決できます。
以下に、詳しい手順を。
１．ダブルクリックしたい気持ちを抑え、まずは黙ってExcelを起動。
２．続いて、メニューから「データ」タブを選び、「外部データの取り込み ＞ テキストファイル」を選択。
３．ローカルフォルダから今回の獲物である標的のCSVファイルを選択
４．すると、ウィザード画面が起動します。今回は、Comma Separated Values 略してC・S・V！をインポートしますので、当然「カンマやタブなどの区切り文字うんぬん・・・」を選択し、「次へ」をクリック。
※ちなみに、TSVでも同じ。
５．次はこの画面です。デフォルトでは、「区切り文字」の欄に「タブ」だけがチェックされていますが、先程も書いたとおりComma Separated Valuesの名の通り、「カンマ」にチェックを付けてください。
６．すると、このようになります。下部のプレビュー枠に表示されているデータが、正しくカラム分けされているはずです。「次へ」をクリック。
CSV以外のデータも、４～６の手順で工夫すれば正しくインポートできますよ。
７．さて、ここが最も肝心です。６の画面で分かれた各カラムごとに、データの書式を変更できます。
デフォルトではすべて「標準」になっていますので、数値や日付など、表示形式が勝手に変更されては困るものは、すべて「文字列」に変更しましょう。
（例：頭に0を含むもの、ハイフン”-”やスラッシュ”/”を含むもの、など）
８．ということで、問題のあるカラムが全て「文字列」に変わったことを確認したら、「完了」をクリック
９．黙って「OK」をクリックでおｋ
１０．はい完成！
という感じです。
ではまた。
あ、ちなみに、似たような現象で「複数選択の回答をカンマやスラッシュで区切ると、うまくインポートできない」なども、上記の応用で解決することが出来ますのでおためしあれ。
[2010年10月29日16時48分]
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【不定期連載】AMN3分業務改善講座（第3回：WebサイトのtableをExcelに取りこむ）
ごく一部で微妙に人気のこの連載、本日も社内で話題に上がった業務改善をさくさくっとエントリー。
内容はタイトル通りですが、WebサイトのtableをExcelに取りこむのは非常に簡単。Excelに取り込みたいtableをドラッグで選択し、それをExcelにドロップすると……。
いとも簡単にExcelへ取りこめます。
ただこのままではWebサイトの装飾がそのまま残ってしまうのでもうひと手間かけましょう。ドロップしたばかりのセルはアクティブになっているので、そのまま右クリックでコピーし、別のセルで右クリックして「形式を選択して貼り付け」「値」を選びます。
そうすると書式が取れ、きれいなセルができあがります。あとは自分好みに整形するだけ。
なお、ブラウザによってはきれいに取りこめない場合もあります。うまくいかない場合はInternet Explorerをお使いください。私の環境ではChromeで問題なく取りこめました。
[2010年10月26日22時00分]
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【不定期連載】AMN3分業務改善講座（第2回：ブラウザで全画面キャプチャーを撮る）
不定期といえどあまりに期間が開いてしまうのもよろしくないということで久々の2回目更新。第2回目は社内から要望もありましたブラウザの全画面キャプチャーです。
Windowsには「PrtSc」というPrintScreen機能でデスクトップの画像をキャプチャできる機能がありますが、このPrintScreenではPCに表示されている領域しか撮影できまさん。縦に長いWebサイトなどをキャプチャする時には専用のソフトが必要になります。今回はAMN内で利用率の高いブラウザソフト3つで使えるキャプチャソフトを独断に基づきご紹介いたします。
■Internet Explorer
IEのキャプチャソフトはいろいろありますが、個人的お勧めはフェンリルの「SnapCrab」です。
SnapCrab for IE
http://www.fenrir.co.jp/snapcrab/
IEにはツールバーとして常駐。カメラアイコンで設定を行ない、検索ウィンドウの横に並んだアイコンでいろんなキャプチャができます。機能がわからなくてもマウスオーバーすればどんなキャプチャができるのかを教えてくれるのも親切。なお、フェンリルのブラウザ「Grani」ではこのSnapCrabが標準でインストール、上級者向けの「Sleipnir」でもアドオンで追加可能です。
■Firefox
Firefox向けのキャプチャアドオンも多種多様ですが、自分が使っているのは「はてなスクリーンショット拡張」です。
はてなスクリーンショット拡張
https://addons.mozilla.org/ja/firefox/addon/14198/
名前からはてなのサービス専用に思えますが、ユーザー登録の必要なくキャプチャできるアドオン。ブラウザ右下のアイコンからキャプチャや設定が可能です。画像をファイルに保存したり、クリップボードに保存したりと機能は必要十分。
■Google Chrome
Chromeの場合はキャプチャといえばこれでしょうか。
Webpage Screenshot
https://chrome.google.com/extensions/detail/ckibcdccnfeookdmbahgiakhnjcddpki
ブラウザの右上に常駐するカメラアイコンからキャプチャを作成し、それをファイルに保存する流れ。今までは使用上２MBを超えるファイルをダウンロードできなかったのですが、先日のバージョンアップにより、ソフトをインストールすることで2MB以上のファイルも保存できるようになりました。
プレゼンテーション資料やサイトの更新など、意外とサイトの全体スクリーンショットを撮りたいシーンは多いもの。こうしたツールを便利に使ってみてください。
[2010年10月8日18時55分]
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【不定期連載】AMN3分業務改善講座（第1回：古いOfficeを使っている人にも開けるファイル形式を標準にする）
ここ最近スタッフブログを1人で更新している気がしないでもない今日この頃ですが、前職でもそうだったし今に始まったことではないので気にしないことにします。
というわけで今回から、業務効率を高めるちょっとしたPCやインターネットの設定を社内啓蒙がてら淡々とエントリーしてみます。あくまで不定期なので気の向いたかつ時間の空いた時にしか更新されませんが。
第1回目はOfficeのバージョン違いについて。ExcelやWord、PowerPointといったMicrosoft Officeソフトでは、2003から拡張子の最後に「x」がつく形式で保存されるようになりました。Excelであれば「xlsx」、Wordなら「docx」という拡張子です。
これはファイルの保存形式がXMLに変更されたためですが、標準状態では以前のバージョンと互換性がないため、2003よりも前のOfficeソフトを利用している人からは「xがついたファイルが開けない！」という話をよく耳にします。保存形式を以前のバージョンと同じにしておけばこういう問題は起きませんので、Officeのオプションから「保存時にXML形式ではなく以前のバージョンと同じ形式で保存する」ように設定しておくと便利です。
まずはOfficeソフトをいずれか起動し、左上のアイコンをクリックしてメニューを表示してから「○○○ のオプション」を選択。ここまでの流れはWord、Excel、PowerPointなどOffice共通です。
オプション画面が表示されたら左のメニューから「保存」を選び、保存形式を「○○○ 97-2003 ブック(*.xxx）」を選べば、次回以降は以前のバージョンでも開ける共通形式で保存してくれます。○○○やxxxはExcelやWord、PowerPointといったOfficeソフト名に置き換えてお読みください。
一方、送る側ではなく受け取る側、つまり2003より古いOfficeソフトを使っている人には、マイクロソフトが純正のコンバータを提供しています。
ダウンロードの詳細 : Word/Excel/PowerPointファイル形式用 Microsoft Office 互換機能パック
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=941b3470-3ae9-4aee-8f43-c6bb74cd1466&DisplayLang=ja
この互換機能パックをインストールしておくと、2003以前のOfficeでもOffice 2007形式のファイルを開くことができるようになります。もちろんOffice 2007独自の機能などは利用できないですが、開けないよりはファイルを開けた方が格段に便利。Officeのバージョン違いで悩まされていた方は利用してみてください。
[2010年7月2日19時05分]
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